Организация мероприятия

Ниже приведены 7 простых правил, для грамотной организации своего времени при организации мероприятия. Этих правил стоит придерживаться, для того, чтобы ваши мероприятия были зрелищными и интересными для всех.

Правило 1. Получив задание, разберитесь в нем. Это значит, что необходимо:

Хорошо представить себе, что должно быть на выходе, чего следует добиваться;
Усвоить содержание организаторской работы: из каких частей она состоит, является простой или сложной, требует ли ее выполнение привлечения помощников;
Выделить главное, основное, увидеть вспомогательное;
Определить последовательные этапы выполнения задачи, выяснить основные условия: сроки, место, материальные средства, предполагаемый состав участников общей работы;
Уточнить свое место, положение, каков круг ваших обязанностей;
«Проговорить» задание еще раз, убедиться, что оно верно вами понято. Не считайте зазорным, получая задание, переспросить, если что-то оказалось непонятным.

Правило 2. Учитывайте возможности членов коллектива. Мысленно сопоставьте основные задачи с возможностями людей, имеющихся в вашем распоряжении.

Правило 3. Определите, что вам может понадобиться в работе. Если работа требует материальных средств, то необходимо решить: какие инструменты, материалы, снаряжение вам понадобятся, в каком количестве, где их можно достать, как получить и где хранить.

Правило 4. Работа должна быть понятна каждому. Познакомьте всех членов группы с заданием: его целью, содержанием, условиями выполнения.

Правило 5. Каждый несет персональную ответственность за свой участок работы.

Правило 6. Будьте внимательны при завершении работы. Требуется отчетность о выполнении задания от всех, кому давались поручения.

Правило 7. Итоговый анализ - залог успешной работы в дальнейшем, потому что анализ позволяет выявить все ошибки и дает возможность избежать их в будущем. Это были общие правила любой организаторской работы, но, чтобы организовать массовое шоу-мероприятие, этого не достаточно.

Как только тема выбрана, далее определяем вид мероприятия.

По способу подготовки и использованию импровизации можно выделить:

Шоу, полностью подготовленные заранее и не предусматривающие импровизации. Это различные тематические конкурсы (конкурс песни, танца, инсценированной песни и т.п.), концерты (концерты вожатых, концерт творчества детей и прочее), спектакли. При выборе такой формы мероприятия необходимо помнить, что зал - активный участник шоу, и его нужно постоянно активизировать, включать в происходящее на сцене, задействовать (например, в паузах мы играем с залом);
Шоу, сочетающие в себе как элементы, подготовленные заранее, так и элементы импровизации. Это КВН, «Мисс лагеря», «Конкурс пар» и другие;
Шоу, не требующие подготовки участников и основанные исключительно на импровизации во время действия. Это конкурс актерского мастерства (КАМ), «Любовь с первого взгляда», «Театральный коридор» и т.п.

Необходимо заметить, что любая импровизация будет хороша лишь тогда, когда она хорошо подготовлена. Соответственно, обратим внимание на то, что шоу требует подготовки и участников, и организаторов, и ведущих.

Распределение обязанностей по блокам подготовки

Мы все прекрасно знаем, что любая работа группы будет более эффективна, если есть старший, который берет ответственность за подготовку мероприятия на себя и будет ее контролировать и помогать другим.

Вожатый, в зависимости от желания ребят распределяет их по видам деятельности, назначает ответственных (ответственные подбирают себе помощников 1-2 человек).

Сценарная группа. В их обязанность входит разработка полного сценария предполагаемого дела, руководствуясь поставленными творческой группой целями и задачами, предоставляет его ответственному за данное мероприятие в данной смене или заместителю по воспитательной работе. Корректирует сценарий в случае его недостаточной проработки.
Режиссерская группа - на основании разработанного сценария, выстраивает ход сценария, подбирает актеров, работает с непосредственными исполнителями, ведущими и т.п. Проводит необходимое (возможное) количество репетиций.
Оформительская группа на основании разработанного сценария, разрабатывает эскиз оформления и предоставляет его ответственному за данное мероприятие в данной смене или заместителю по воспитательной работе. После утверждения эскиза, с помощью художника лагеря подготавливает и производит художественное оформление места проведения мероприятия. Разрабатывает и подбирает костюмы актерам и ведущим. Оформляет афишу, пригласительные билеты, рекламные плакаты (при необходимости).
Организаторская группа - обеспечивает координацию и взаимосвязь предыдущих групп, разрабатывает рассадку зрителей в зрительных залах, руководит размещением или построением отрядов на площадках. Осуществляет приглашение администрации, специалистов и гостей лагеря, оповещая их персональным приглашением.
Группа технического и музыкального оформления - занимается подбором со специалистами лагеря подбором необходимых фонограмм или видео-фрагментов, а также светового оформления.

Главная задача ответственного состоит в том, чтобы объяснить другим, как легче справиться с заданием, ответить на вопросы, рассказать все относительно сроков и порядка информации о ходе дела.

1. Разработка сценария

Эффективен вариант, когда разработка осуществляется путем использования техники «мозгового штурма». Все участники творческой группы собираются вместе и высказывают свои предложения, идеи, которые обсуждаются, перерабатываются, дополняются и дорабатываются. Все зависит от вашего желания и возможностей. Но при написании сценария необходимо учитывать возрастные, физические и психические особенности детей, исходя из которых, время, в течение которого можно удерживать внимание детской аудитории, составляет 1 час - 1 час 20 минут.

Этап написания сценария - один из самых сложных этапов подготовки мероприятия. Но любое задание выполнимо, если точно знать, что за чем надо подготовить.

Этапы написания сценария.

Алгоритм развития действия (сюжет). Кто? (Чебурашка, Колобок, Карлсон) Куда? (в Африку, за сокровищами, на северный полюс, в баню) Зачем? (отдыхать, подальше от вас, нужно) Как? (пешком, строем, ползком). Ответив на эти вопросы, вы имеете перед собой сюжетную линию вашей постановки.
Поиск образов героев (умный, хитрый, ленивый и т.д.). Выбирайте характерные, колоритные, типажные роли и персонажи, имеющие яркие внешние и внутренние черты. Найдите эти черты и попробуйте совершить обычные действия так, как будто вы - это выбранный персонаж.
Монологи и диалоги героев в ходе развития действия.

Живите в выбранных образах, общайтесь друг с другом на заданную тему, воспроизводите реакции и мысли, посещающие вашего героя в ходе общения с другими героями. Так могут возникнуть реальные монологи и диалоги.

Предварительная репетиция с дописыванием фраз, нюансов, действий и пр.

Главная задача ответственного за сценарий - конечно, написание текстов для ведущих, для актеров, для настройки зала, для вызова отрядов и т.д., а если ваше шоу - конкурсное, не забудьте придумать сами конкурсы.

Также необходимо продумать отбор участников. Существует несколько способов.

Участников выбирают в отрядах. Например, победитель отрядного конкурса станет участником общелагерного конкурса. Но возможен и более простой способ. Отрядам сообщается, сколько мальчиков и девочек от них требуется для шоу. Желательно определить качества, ожидаемые от участников (например: артистичность или умение ставить палатку).
Участники выбираются непосредственно из зала в процессе шоу.

2. Реквизит.

Ответственный за этот блок должен предусмотреть все, что может понадобиться во время шоу: костюмы, декорации, освещение и т.д. Чтобы не получилось так, что во время мероприятия чего-то не хватает и все может пойти под откос из-за нехватки, например, маркеров или каких-то костюмов.

3. Музыкальное оформление мероприятия.

Музыкальное сопровождение должно быть согласовано с действиями на сцене, нелепо включать веселую музыку, когда главный герой плачет.

Даже если в лагере есть ди-джей, все равно один из членов творческой группы должен взять на себя ответственность за взаимодействие с ним. В обязанности ответственного за этот блок входит информирование ди-джея о необходимой музыке, месте и времени репетиций и самого шоу, контроль за работой ди-джея во время шоу и помощь ему.

4. Репетиции.

Любое мероприятие нуждается в репетиции. Человек, который ответственен за этот блок подготовки, должен построить график репетиций, заранее раздать текст участникам и информировать их о месте и времени репетиций, продумать мизансцену (т.е. нахождение участников на сцене) и прочее.

Важно не забыть следующие моменты: (сценарий должен быть на руках у каждого; репетируем сначала отдельные сцены, а затем соединяем все в одну картинку; музыкальное сопровождение репетируем вместе с действием на сцене; необходимо, чтобы участники на сцене не заслоняли друг друга, были хорошо освещены, говорили громко и глядя в зал, а не друг на друга).

5. Реклама.

Наше шоу, как и всякое другое настоящее шоу, требует рекламы. Для нее можно использовать все возможности лагеря: объявления по лагерному радио, анонс на общелагерном собрании (например, дискотеке и т.д.), объявления в отрядах, вывешивание рекламных плакатов и т.п. Главное - заинтриговать.

Теперь, когда каждый из творческой группы знает, за что он отвечает, подготовка пойдет полным ходом. В каждом деле важную роль играет четкая организация и продуманная структура мероприятия, и мы определили последовательность действий при подготовке шоу.

Структура шоу-мероприятия (ход мероприятия)

1. Настройка зала.

Настройка участников действия начинается еще до входа в зал. При входе их встречает заранее подготовленное оформление (плакаты-приветствия, люди в костюмах, специально подготовленных к шоу на входе, которые могут вручать участникам какой-нибудь элемент одежды, способствующий единению всех). Далее рассказывается вкратце, что будет сегодня происходить и по какому поводу все собрались. В это время в зале уже звучит музыка (веселая или грустная, в зависимости от мероприятия), сцена оформлена декорациями.

Чтобы перед действием воцарилась тишина, а зрители настроились на активное участие и сконцентрировали внимание на ведущем, необходимо использовать активные техники настроя зала:

игры с отбиванием ритма;
игры с повторяющимися движениями и текстом;
игры с использованием музыкального сопровождения;
игры с сознательным провоцированием аплодисментов.

2. Творческая завязка: создание интриги и мотивации на активное участие зрителей.

Типы интриг: смена пространства, световая, музыкальная, театральная паузы, легенда. Определяем красную линию - основную тему мероприятия, связывающую все, что происходит на сцене. Очень важно, чтобы эта красная линия прошла через все этапы мероприятия, т.е. все конкурсы были объединены в единый сюжет.

В творческой завязке ставится задача, которая должна привести к какому-нибудь необычному результату.

3. Действие с включением всех участников. Конкурсная программа, сценическая постановка, страничное выступление отрядов и т.д.

4. Работа со зрителями.

Необходимо включать конкурсы со зрителями, игры с залом во время заполнения пауз между основными заданиями для остальных участников.

5. Особенности логического завершения мероприятия.

Логика завершения мероприятия в том, чтобы достичь цели, которая была объявлена со сцены. Сюжет завершается словами ведущих о том, что все получилось, и мы достигли необходимого результата, например, нашли «ключи от Города солнца» или «нашли дверь в Страну спорта».

6. «Жирная» эмоциональная точка.

И, естественно, необходимо продумать эмоциональную точку всего мероприятия. Какая она может быть? Яркая (веселая), в соответствии с логикой шоу, лирическая, загадочная...

Отдельно хочется остановиться на двух очень важных составляющих шоу:

1. Правила поведения на сцене:

Высокая эмоциональность (она должна быть выше, чем у зала);
Четкость и громкость речи;
Эмоциональная окрашенность речи;
Открытая поза;
Большая амплитуда движений;
Не загораживать друг друга;
Говорить поверх голов зрителей;
Контакт глаз с залом;
Адекватная и раскрепощенная мимика и пластика.

2. Внешний вид, костюмы героев:

Чистота костюма, опрятность;
Соответствие костюма образу;
Костюм должен сидеть прочно;
Костюмы могут быть «полные», а могут быть только элементы костюма, но легко узнаваемые и утрированные.